Як перейти з таблиць на CRM і нічого не втратити
Проблема переїзду не в тому, щоб залити рядки. Проблема в тому, що таблиця зберігає не лише дані, а й домовленості, яких у ній не написано.
Автор Євген Романов·Опубліковано
Коротка відповідь
Перенесення з таблиць ламається не на даних, а на тому, що в таблиці не записано: як насправді пишуться адреси, які рядки дублі, що означає порожня комірка і яка формула рахує головне число. Правильний порядок такий: спершу подивитися на справжній файл, потім домовитися про правила, потім переносити, і обов'язково лишити стару таблицю доступною на читання. Перенесення даних це окремий рядок у кошторисі, а не дрібниця.
SHT-02Від чого залежить число
Що в таблиці є крім даних
Домовленості. Стовпець «статус» із чотирма значеннями, з яких два означають одне й те саме, бо їх заводили різні люди. Колір рядка, який для тебе означає «терміново», а для системи не означає нічого. Порожня комірка, яка іноді «невідомо», а іноді «нуль». Коментар у кутку, де написана справжня умова угоди. Усе це перенести автоматично не можна, і саме на цьому переїзди розвалюються, а не на кількості рядків.
Адреси, телефони і дублі
Одна й та сама вулиця у восьмистах рядках написана десятьма способами, телефон то з плюсом, то без, а один клієнт існує тричі під різними написаннями прізвища. Поки це лежить у таблиці, воно нікому не заважає, бо людина читає і розуміє. У системі це три різні клієнти і три історії робіт. Нормалізація і склеювання дублів це окрема робота, і її вартість залежить від того, наскільки по-різному вводили дані, а не від числа рядків.
Формула це найцінніше і найкрихкіше
Якщо в таблиці є розрахунок, від якого залежать гроші, він і є справжня причина переїзду. Переносити його треба не копіюванням формули, а описом правила словами, потім перевіркою на справжніх минулих угодах: беремо десять закритих робіт, рахуємо старим способом і новим, порівнюємо до цента. Якщо збігається, правило описано правильно. Якщо ні, у таблиці був виняток, про який ніхто не пам'ятав, і це найкраще, що могло статися до запуску, а не після.
Порядок, який не втрачає дані
Спершу дивимося на справжній файл, а не на його опис. Потім домовляємося про правила: що вважається дублем, що означає порожня комірка, які статуси схлопуються. Потім переносимо довідники і клієнтів, і лише тоді історію робіт. Потім звіряємо: кількість записів, суму за закритими угодами, десять випадкових карток очима. І лише після звірки починаємо працювати в новій системі. Стара таблиця лишається доступною на читання щонайменше місяць: вона коштує нуль і того варта.
Коли таблицю чіпати не треба
Коли вона обслуговує п'ять угод на місяць. Коли в ній сидить одна людина і вона ж власник. Коли її ведуть заради одного звіту, який дивляться раз на квартал. У цих випадках перенесення в систему додає дисципліни більше, ніж повертає часу. Частину таблиць узагалі правильно лишити: розрахунок, який змінюється щомісяця під конкретну угоду, у таблиці живе краще, ніж у системі, і визнати це чесніше, ніж автоматизувати заради автоматизації.
SHT-03Варіанти поруч
У що насправді обходиться кожен шлях.
| Варіант | Ціна | Строк | Компроміс |
|---|---|---|---|
| Лишити таблицю як є | $0 | немає | Працює, поки в ній сидить одна людина. Ламається тоді, коли над одним файлом працюють двоє і обидва правлять. |
| Готова CRM з імпортом із CSV | За місце на місяць | Дні | Імпорт заллє рядки, але не розбере дублі, не нормалізує адреси і не перенесе формулу. Розбиратися з цим усе одно доведеться, просто вже всередині продукту. |
| Перенесення в кастомну систему | Окремий рядок у кошторисі збірки від $2 000 | Частина 30-45 днів | Правила нормалізації описуються під твої дані, формула перевіряється на минулих угодах. Дорожче, і потребує від тебе відповідей на незручні питання про те, що означають твої ж стовпці. |
SHT-04Загальні примітки
Питання, які ставлять насправді.
- N01Скільки коштує перенесення даних?
- Це окремий рядок у кошторисі, і його розмір залежить не від числа рядків, а від того, наскільки по-різному вводили дані. Вісімсот рядків з акуратними адресами і вісімсот рядків з адресами, записаними як заманеться, це різна робота. Оцінка робиться за справжнім файлом.
- N02Мої таблиці видалять?
- Ні. Старий файл лишається в тебе і доступним на читання щонайменше місяць після запуску. Видаляти його чи ні, вирішуєш ти, і зазвичай до цього питання повертаються, коли в системі відпрацював повний цикл угоди.
- N03Чи можна перенести лише клієнтів, а історію лишити в таблиці?
- Можна, і іноді це правильно. Історія робіт старша за два роки часто не потрібна в оперативній системі: вона потрібна в архіві, і архівом може лишитися та сама таблиця.
- N04Що як у таблиці є помилки?
- Вони знайдуться при звірці, і це нормальна частина роботи, а не аварійна. Звірка на десяти минулих угодах існує рівно для того, щоб помилка спливла до запуску, а не в звіті через квартал.
- N05Скільки це займе часу з мого боку?
- Кілька годин на питання про те, що означають твої стовпці, і година на звірку результату. Це та частина, яку не можна делегувати підряднику: лише ти знаєш, що означає порожня комірка у твоїй таблиці.
- N06А якщо в нас Google Таблиці, а не Excel?
- Різниці майже немає. Значення має не формат файлу, а те, наскільки однаково вводили дані і чи є всередині формули, від яких залежать гроші.