З чого почати автоматизацію, якщо бюджет обмежений?

З приймання заявки. Зробити так, щоб усе вхідне ставало записом в одному місці автоматично. Це найдешевше і майже завжди повертає найбільше, бо перестає губити те, за що ти вже заплатив рекламою. Звіти і дашборди йдуть останніми, хоч хочеться їх першими.

Чи можна автоматизувати без своєї CRM?

Так, якщо в тебе вже є система, у яку можна писати. Окремий сценарій усередині готового продукту коштує дешевше за збірку і робиться швидше. Своя система потрібна тоді, коли те, що приносить тобі гроші, готовий продукт описати не вміє.

Скільки коштує автоматизація?

Окремий сценарій усередині наявної системи оцінюється за обсягом і обговорюється на безкоштовному аудиті. Система цілком іде від $2 000 за 30-45 днів. Розбір процесів, після якого зрозуміло, що автоматизувати першим, коштує $500 за п'ять робочих днів і зараховується на 100% у збірку протягом 60 днів.

А якщо в нас усе в таблицях і міняти страшно?

Тоді таблиці переносяться як є, а не переписуються заново. Перенесення даних це окремий рядок у кошторисі, а не дрібниця. Старі таблиці лишаються в тебе, доки ти сам не вирішиш, що вони більше не потрібні.

Автоматизація звільнить моїх людей?

Ні, і продавати це так я не буду. Вона знімає перепечатування і нагадування, тобто роботу, яку людина робить гірше за машину, і лишає розмову з клієнтом, яку машина робить гірше за людину.

Автоматизація бізнесу: що автоматизувати першим

Автоматизувати треба не все одразу, а в тому порядку, у якому це повертає гроші. Порядок майже завжди однаковий, і він не починається зі звітів.

Автоматизація окупається у передбачуваному порядку: спершу приймання заявки, потім догін, потім документи, потім гроші, і лише наприкінці звіти. Найдорожче обходиться те, що губиться на першому кроці, а найкраще виглядає те, що робиться на останньому, тому починають зазвичай не з того. Окремий сценарій усередині готової системи коштує дешевше за збірку; система цілком іде від $2 000 за 30-45 днів.

Безкоштовний аудит Ціни

АРКУШ-02Розбір

Правило порядку: рахуй, де губляться гроші, а не де незручно

Незручно зазвичай там, де сидиш ти сам: звіти, зведення цифр, ручний підрахунок. Губиться зазвичай там, де ніхто не дивиться: заявка о дев'ятій вечора, кошторис, який відкрили і не підписали, клієнт, який написав у месенджер і не дочекався. Автоматизація починається з другого списку, бо там вимірюваний збиток, а не роздратування. Порахувати можна за вечір: скільки вхідних ти пропустив, скільки кошторисів висить без відповіді понад тиждень.

Крок перший: заявка не має потрапляти в пошту

Форма на сайті, повідомлення в месенджері, дзвінок, лист: усе це має ставати записом в одному місці, автоматично і без чиєїсь участі. Поки заявка приходить листом, догін залежить від того, чи прочитає хтось лист, а ввечері й у суботу його не читає ніхто. Це найдешевша автоматизація з наявних і майже завжди найокупніша, бо вона не покращує процес, а перестає губити те, за що ти вже заплатив рекламою.

Крок другий: догін, який не забуває

Кошторис, який відкрили і не підписали, це угода, про яку забули. Ланцюжок нагадувань, прив'язаний до статусу документа, а не до календаря, повертає частину таких угод без жодного дзвінка. У системах, які я збираю, за це відповідають дванадцять окремих модулів, і майже всі вони про обережність: не написати тому, хто вже відповів, не надіслати вночі, не наздоганяти того, хто відмовився.

Крок третій: документи і підпис

Кошторис, договір, акт і рахунок мають збиратися з даних, а не набиратися заново, і підписуватися там само, де живуть. Кожне перепечатування це шанс на помилку в ціні, а підпис через окремий сервіс це ще один обліковий запис і документ, який лежить не там, де проєкт. Тут само вирішується питання брендингу: документ іде клієнту в твоєму оформленні, з твоєю ліцензією та умовами.

Крок четвертий: гроші

Депозит карткою і банківським переказом на твій власний рахунок Stripe, часткова оплата за рядком кошторису, повернення і комісії, пораховані до цента. Тут найважливіше одне правило: те, що вважається виручкою, описується рівно в одному місці. Коли та сама цифра рахується у двох місцях, вони рано чи пізно розійдуться, і розійдуться на екрані, який дивиться клієнт.

Чого автоматизація не лікує

Вона не лікує незрозумілий процес. Якщо всередині компанії немає згоди про те, що вважається закритою угодою, автоматизація просто швидше рознесе цю незгоду по всіх екранах. Вона не замінює людину на переговорах: ІІ-агент приймає дзвінок і передає живій людині, а не закриває угоду. І вона не окупається там, де обсяг малий: п'ять заявок на місяць ведуться в зошиті дешевше, ніж у будь-якій системі, і казати інакше було б продажем заради продажу.

АРКУШ-03Контроль якості

Що справді працює.

Три системи в продакшені, 2116 автотестів, 399 міграцій бази та 14 guard-тестів, написаних після помилок, яких типи впіймати не могли. Код і база належать клієнту з першого коміту.

2116

автотестів

399

міграцій бази

guard-тестів

системи в проді

АРКУШ-04Загальні примітки

Питання, які ставлять насправді.

N01З чого почати автоматизацію, якщо бюджет обмежений?: З приймання заявки. Зробити так, щоб усе вхідне ставало записом в одному місці автоматично. Це найдешевше і майже завжди повертає найбільше, бо перестає губити те, за що ти вже заплатив рекламою. Звіти і дашборди йдуть останніми, хоч хочеться їх першими.
N02Чи можна автоматизувати без своєї CRM?: Так, якщо в тебе вже є система, у яку можна писати. Окремий сценарій усередині готового продукту коштує дешевше за збірку і робиться швидше. Своя система потрібна тоді, коли те, що приносить тобі гроші, готовий продукт описати не вміє.
N03Скільки коштує автоматизація?: Окремий сценарій усередині наявної системи оцінюється за обсягом і обговорюється на безкоштовному аудиті. Система цілком іде від $2 000 за 30-45 днів. Розбір процесів, після якого зрозуміло, що автоматизувати першим, коштує $500 за п'ять робочих днів і зараховується на 100% у збірку протягом 60 днів.
N04А якщо в нас усе в таблицях і міняти страшно?: Тоді таблиці переносяться як є, а не переписуються заново. Перенесення даних це окремий рядок у кошторисі, а не дрібниця. Старі таблиці лишаються в тебе, доки ти сам не вирішиш, що вони більше не потрібні.
N05Автоматизація звільнить моїх людей?: Ні, і продавати це так я не буду. Вона знімає перепечатування і нагадування, тобто роботу, яку людина робить гірше за машину, і лишає розмову з клієнтом, яку машина робить гірше за людину.

АРКУШ-05Далі